Factoren die een project vertragen

Nagenoeg elk project vertraagt en wordt duurder dan voorzien. Dat ligt deels aan het feit dat een project per definitie nieuw is, maar nog meer aan onderstaande zaken die weldegelijk beïnvloed kunnen worden.

• Tijdens een projectmeeting vertelt iedereen in 5 minuten wat de status is van zijn/haar werkzaamheden.
  Probleem: men vertelt vaak over de grootste uitdagingen. Effect: geen structurele progress, geen overzicht of het kritieke pad nog klopt en het kost onevenredig veel tijd van de teamleden (bij 8 personen kost dit 8*5*8=320 minuten van het team).
• Vaak wordt gemeld 'alles loopt volgens planning'.
  Probleem: er is geen progress rapportage wat af is en wat vertraagt.
• Priotering voor de afdelingen is niet altijd duidelijk, zeker niet over meeredere projecten heen.
  Probleem: een projectmanager heeft geen tijd voor een goed overzicht met float per teamlid. De meeste teamleden doen wat hen goeddunkt (of het leukste lijkt).
• Als een teamlid belt om te vragen wanneer een taak af moet zijn, hoort hij/zij 'zo snel mogelijk'.
  Probleem: de projectmanager heeft geen overzicht van de hoeveelheid float per taak. Dit zorgt ervoor dat teamleden niet meer bellen en dat de planning altijd achteraf wordt bijgesteld i.p.v. dat men er mee stuurt.
• Tijdens een projectmeeting wordt het kritieke pad niet besproken.
  Probleem: het kritieke pad is niet helder en zodoende is het niet mogelijk om taken te prioriteren voor teamleden om zo maximaal gebruik te maken van de float binnen een project.
• Afdelingen werken vaak met standaard doorlooptijden wanneer een taak opgeleverd moet worden.
  Probleem: er is geen duidelijk overzicht wat wanneer moet gebeuren en hoeveel float er op een taak zit. Sommige taken zijn al klaar voordat het nodig is, maar andere zijn te laat.
• Er worden buffers ingebouwd.
  Probleem: het kritieke pad wordt verlengd indien het een activiteit zonder float betreft.
• Er wordt met veel partijen gewerkt, maar die werken niet met dezelfde planning (bijvoorbeeld CROs/CMOs).
  Probleem: 50-80% van de activiteiten die zouden starten of finishen doen dat niet. De planning verandert dus continu en moet continu gemonitord worden.
• De projectmanager krijgt een cursus MSProject en moet er maar mee werken.
  Probleem: MSProject is een zeer ingewikkelde tool die er makkelijk uitziet. Naast het functionele aspect is het zeer belangrijk om een goed planningsnetwerk te bouwen om de goede informatie uit MSProject te kunnen halen. Hiervoor moet je minimaal 5 jaar fulltime met MSProject hebben gewerkt.
• De projectmanager gebruikt Excel omdat MSProject te ingewikkeld is.
  Probleem: Excel heeft geen goede functionaliteit in het linken, organiseren en filteren van activiteiten. Het is geen planningsysteem en je mist de voordelen die een planningsysteem biedt.

Oplossing

Wellicht herkent u in enkele factoren de theorie van Eliyahu Goldratt. De overige heb ik ervaren gedurende mijn loopbaan. Het effect van de factoren is dat de projectmanager op inuïtie gaat werken en dit is duur, kost veel tijd en vertraagt het project. Ik help de projectmanager met het ontwerpen van een goede planning, de voortgang, analyse en presentatie. Alles geheel op maat en met minumale tijdsinspanning van de projectmangaer.